Le contrôle du CIR : un processus exigeant
Le CIR nécessite une justification précise des dépenses engagées. L'administration fiscale, et potentiellement le Ministère de la Recherche, peut effectuer des contrôles pour vérifier la réalité, la nature et le montant des dépenses déclarées. En effet, le CIR représente un coût de plus de 6 milliards d'euros par an. Dans un contexte difficile pour les finances publiques, les contrôles sont de plus en plus fréquents, les attentes de l'administraion plus précises et les demandes de remboursement en hausse régulière depuis plusieurs années.
Lors de ces contrôles, l'entreprise est tenue de fournir des preuves concrètes et détaillées de ses activités de R&D. Il convient donc de sécuriser ses déclarations et de constituer au fil de l'eau le maximum de preuves de la réalité des travaux réalisés.
L'horodatage : une preuve irréfutable de la réalité des travaux
L'horodatage est le processus qui consiste à associer une date et une heure certaines à un document ou à une donnée. Cette action offre une preuve d'existence à un instant T, rendant impossible toute contestation sur la date de création ou de modification d'un document.
Dans le cadre du CIR , l'horodatage apporte 3 éléments essentiels : la tracabilité, l'authenticité, la sécurité juridique.
- Tracabilité : l'horodatage régulier des travaux permet de créer un suivi chronologique, prouvant ainsi l'avancement des recherches sur une période donnée (que celles-ci aboutissent ou non d'ailleurs, c'est la recherche qui est aidée, sans garantie de résultat). L'avancement de travaux peut ainsi être utilement correlé aux temps de travail déclarés pour les différents intervenants.
- Authenticité : En fournissant une preuve d'existence, l'horodatage atteste de l'authenticité des travaux réalisés, évitant ainsi les suspicions de falsification ou de postdatage.
- Sécurité juridique : En cas de litige lors d'un contrôle, les documents horodatés peuvent servir de preuve irréfutable devant les juridictions compétentes.
Comment bien horodater ses travaux ?
Pour acquérir une force probante, l'horodatage doit toutefois respecter des normes bien définies et on ne saurait se contenter de la date et l'heure fournies par les ordinateurs ou serveurs internes à l'entreprise, trop aisément modifiables a posteriori.
Il existe aujourd'hui de nombreuses solutions numériques permettant d'horodater ses documents. Vous devez impérativement choisir des prestataires utilsant des solutions certifiées et reconnues par les autorités, afin d'assurer la validité juridique de l'horodatage. Ziplo fait partie de ces solutions : avec des jetons d'horodatage comptabibles avec le standard RFC3161 et la norme européenne ETSI EN 319 421, vos documents acquièrent une force probante et sont incontestables.
L'horodatage doit être couplé avec une stratégie de conservation des fichiers.
Horodater un document est essentiel, mais si ce document est perdu ou est modifié, il ne correspondra plus à la preuve générée lors de son horodatage. Une stratégie rigoureuse de conservation des preuves est donc indispensable.
Idéalement la sauvegarde doit être réalisée sur une technologie ne permettant pas la réécriture après enregistrement (read-only), doublé par un mécanisme de calcul d'empreinte qui garantira facilement que les fichiers, s'ils doivent être récupérés pour servir de preuve, n'ont pas subi de modification.
Pourquoi réaliser cette copie externe ? Parce que les équipes qui travaillent sur un projet de recherche ont tendance à utiliser, amender, compléter, retravailler leurs documents au fil de l'eau, et c'est normal de leur point de vue. On ne peut pas demander aux utilisateurs de figer leurs documents et d'en créer un nouveau après chaque campagne d'horodatage quelque soit sa fréquence. Par contre, sauf à disposer de process internes très stricts et de l'infrastructure informatique adéquate, sans copie externe qui fera référence, le risque est très fort de perdre la version du document telle qu'elle a été horodatée. Notez aussi que l'administration fiscale peut remonter jusque 3 ans en arrière, il est donc important de prendre ce délai de conservation en compte de manière systématique.
Avec un horodatage qualifié et une stratégie de conservation efficace de vos preuves, vous pouvez garder une trace de l'évolution de vos travaux, que ce soit des écrits, des résultats de tests, comme du code informatique.
Quelle périodicité ?
Puisque la clé est de pouvoir montrer un travail de recherche, il est essentiel d'adopter une démarche régulière pour effectuer l'horodatage des travaux : soit en horodatant systématiquement les documents à chaque étape clé de la recherche, soit en définissant une périodicité quelque soient les avancées (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle au pire) afin de constituer un dossier solide et complet.
En résumé
L'horodatage, bien que souvent négligé, s'avère être un réflexe utile pour les entreprises bénéficiant du CIR. Il assure non seulement la conformité des documents lors des contrôles, mais renforce également la crédibilité et la transparence des travaux de recherche. Adopter cette démarche, c'est mettre toutes les chances de son côté pour bénéficier pleinement du Crédit d'impôt recherche.
